花80%時間思考，用20%的時間一次做對

加入匯豐前，陳俊宏曾在寶僑家品（Proctor & Gamble）擔任SK-II品牌副理，後轉任萊雅（L'Oreal）擔任卡尼爾（Garnier）肌膚保養系列產品經理，零售行銷經驗豐富。


時間回到7年前的某個晚上11點，新店某棟辦公大樓裡，只剩17樓的燈還亮著。27歲的化妝品牌SK-II品牌副理陳俊宏正搔著頭，想把企畫案修改得更好。他已經工作了13個小時，布滿血絲的雙眼盯著電腦，卻一個字都寫不出來。


「從做行銷的第一天起，我就覺得時間不夠用！」陳俊宏解釋著，行銷人要做的事多又雜，小從商品貨架陳列，大到確認消費需求，都是工作範圍。久而久之，他就習慣了「做不完定律」，過著每天加班的生活。


那天晚上，坐在一旁等結果的主管實在看不下去，就走過去拍拍陳俊宏的肩膀：「有些事，如果第一次就做對，就能省下很多重做的時間。」這一席話，讓陳俊宏第一次意識到用80/20法則管理時間的重要。


不能一次做對，就得花80%的時間修正


7年後，陳俊宏從零售業轉到金融業，擔任匯豐銀行行銷處副總裁，負責貴賓理財的行銷企畫。當主管後，他發覺80%的小事都有犯錯或重做的空間，不會花太多時間，對成敗也沒有決定性的影響；但是20%的關鍵大事，就必須一次做對，否則日後漫長的追蹤和修正，可能就會花掉80%的時間。


以行銷領域來講，第一次就要做好的，是「創意發想」相關的事。如果能清楚地對廣告商描繪你的核心概念，對方就會少花很多嘗試錯誤的時間。萬一你連自己要什麼都講不清楚，「廣告商就會想：『好吧，那我回去試試看。』而試試看的結果就是，接下來你每天都要想，『下次該叫廣告公司怎麼改？』」陳俊宏從過往經驗中，體會到第一次就把事情做對的重要。


碰到關鍵大事時，陳俊宏會利用零碎的時間，提早開始思考，把想法寫下來。隨著截止日期逼近，想法會愈來愈完整、清晰。長期的事前規畫，是因為陳俊宏堅持把時間花在對的事情上，他不希望被廣告商當場問倒，也不希望事後又要補資料，更不希望做第二次報告，「因為那20%的源頭最重要！」


就拿他剛與廣告公司溝通完的年度行銷計畫為例，陳俊宏說他3個禮拜前就開始準備簡報，但所謂的「準備」，指的不是蒐集資料或寫報告，而是「思考」。「思考如果我是廣告公司，我期待從客戶那兒得到什麼資訊？」陳俊宏認為，這可能包括了今年市場的變化、明年的行銷方向等。


想出架構之後，陳俊宏還會不斷反問自己：「這樣夠了嗎？」等到大致都想清楚了，才會請同事提供資料。他笑說，當過員工的人，最討厭的就是那種「不知道自己要什麼，卻每天要員工提供新資料」的老闆。只有當自己清楚知道哪些該要，哪些該捨，才不會被過多的資料模糊焦點。


一旦開始行動，就忘了繼續思考


把多數時間花在思考，是用80/20法則管理時間的重要概念。「少行動，因為我們一行動就不思考，」《80/20法則》一書指出，時間根本不會不夠用，問題出在人們只善用了其中20%；而就是因為時間太多，才會不斷地藉由「重做事情」來浪費它。其實，為了趕上事情的最後期限，人們通常只有在最後20%的執行時間裡才具生產力。


2006年，匯豐銀行的貴賓理財部門，首度嘗試大型的行銷活動。陳俊宏依舊遵循80/20法則，把大多數時間花在思考「貴賓理財客戶最需要什麼？」為此，他做了許多焦點團體、問卷調查，甚至跟忠實客戶討論，最後決定把「信任感」做為行銷活動的主軸。


「廣告主角是誰？贈品送什麼？拍攝場景在哪？貴賓理財中心怎麼布置？這些細節都只是錦上添花。關鍵訊息對了，就對了！」陳俊宏解釋。


然而，「思考顧客需要什麼」這類策略規畫型的事，聽起來遠不如「如何把貴賓理財中心布置得富麗堂皇」等執行面的事，來得刺激有趣。陳俊宏笑說，開會時最常發生的狀況是，原本是嚴肅地討論策略規畫，但只要一有人提到，「我看到某某銀行，布置得如何又如何…」大家就會紛紛岔開原本的討論，加入新話題。


這時候，陳俊宏會先讓大家天馬行空地抒發意見，接著再說「我們可以另外開會討論」或「如果有興趣，會後再來討論」，提醒大家回歸正題，否則80%的時間，就會浪費在無關緊要的話題上。


陳俊宏坦言，像裝潢分行這類的事，做起來立竿見影，成就感十足，的確很吸引人。然而，新手主管最忌諱的就是跟屬下搶事情做，卻不思考長遠規畫。


為了不讓自己分心去做有趣但不重要的小事，陳俊宏會把每周最該做的6～8件事，寫在利貼上，貼在電腦螢幕旁，隨時提醒自己。他每周也會跟下屬討論工作重點和報告方向，確定之後再繼續往下做，避免讓下屬走冤枉路。


用20%時間，創造80%快樂


用80/20法則管理時間，不僅能讓工作更有效率，也可以讓生活更幸福，這是因為生活中80%的快樂，只需要我們20%的時間。


在那段經常加班到11點的時間裡，陳俊宏回到家時，妻子早已熟睡。「反正她也累了，我最好不要吵她，」剛開始，陳俊宏這樣安慰自己，但漸漸地，他發現與妻子的對話愈來愈少，愈來愈不投機。他恍然大悟，唯有減少工作時間，才能挽回家庭生活。


於是，陳俊宏重新調整工作步調。女兒會說話之後，他每天都和女兒約好，第二天要陪她說個故事或看場電影。父女間的小小約定，成為他每天有效完成工作的動力。下班後的時間，留給女兒；女兒睡覺後的時間，則留給妻子。每天工作11小時後，再用4小時維繫家人感情，工作與生活平衡，讓陳俊宏覺得幸福又滿足。


生命中，你重視的價值是什麼？工作成就，還是家庭幸福？好好利用最有生產力的20%時間，投資在你所重視的那80%價值，你會發現，看似短暫的20%時間，其實是用之不竭的。別讓低價值的事物分散了注意力！